Proceso de onboarding. Conoce los pilares

El onboarding, o proceso de acogida, es el resultado de aplicar todas aquellas iniciativas que las organizaciones pueden poner en marcha para conseguir una integración adecuada y efectiva de los nuevos empleados de la organización.

Su objetivo principal es facilitar que el nuevo empleado se sienta cómodo en su incorporación a la compañía, consiguiendo que adquiera las habilidades que necesita para desarrollar las funciones inherentes a su puesto de trabajo y, adicionalmente y quizás más importante, que se integre adecuadamente en la cultura de la organización. El onboarding debe ser pues, algo más que un simple proceso de bienvenida o un evento de un día. No debe estar limitado a tener preparados los aspectos burocráticos: contratos, normativas, el ordenador, o incluso los regalos de empresa.

Muy al contrario, el proceso de onboarding debe conseguir que el nuevo empleado se integre de manera eficaz en la organización y adquiera rápidamente agilidad, productividad y autonomía. Ahora bien, no podemos olvidarnos de que un buen proceso de onboarding también tiene que estar dirigido a conseguir que el nuevo empleado sienta que su decisión de unirse a la compañía ha sido acertada.

Por último, desde un punto de vista financiero, podemos afirmar que un proceso de onboarding bien estructurado reduce costes, pues el tiempo en el que los empleados alcanzan el nivel óptimo de productividad se reduce y se minimizan los costes derivados del abandono temprano.

¿Tienes bien estructura tu proceso actual de acogida de nuevos empleados?

Según la SHRM, en español: Sociedad para la gestión de los Recursos Humanos, “En EE.UU., tendencia que se está trasladando a Europa, el 50% de los nuevos empleados que ocupan puestos de niveles intermedios abandonan las compañías en los primeros 4 meses y de aquellos que ocupan puestos de dirección, el 50% lo hacen durante los primeros 18 meses”. Según Talya N. Bauer, miembro de SHRM y autora del estudio “Onboarding de Nuevos Empleados: Maximizando el Éxito”:

El proceso de acogida de los nuevos empleados es una de las mejores herramientas que las organizaciones tienen a su alcance para mejorar la eficiencia en la gestión del talento en la compañía.

Uno de los primeros puntos que tienen que poner en cuestión las organizaciones es si su proceso de Onboarding es “formal” o “informal”:

La incorporación informal se refiere al proceso por el cual un empleado recién incorporado a la organización aprende y se familiariza con las funciones de su nuevo puesto de trabajo sin un plan definido y estructurado.

La incorporación formal, en contraposición, es aquella que se estructura en torno a un conjunto organizado y escrito de políticas y procedimientos coordinados que ayudan a un empleado a adaptarse a su nuevo trabajo en términos de funciones y de socialización.

Aquellas organizaciones que tienen un proceso formal de acogida de nuevos empleados que cuenta con programas, paso a paso, pensados para dar a conocer al nuevo empleado su rol, las normas de la compañía, su cultura y valores, así como quienes son sus compañeros y responsables directos, reducen el tiempo en el que el empleado alcanza el nivel óptimo de productividad y minimizan las ratios de abandono temprano.

Según este estudio, un proceso de Onboarding debe estructurarse en cuatro niveles, que se resumen en LAS CUATRO C’s:

• CONEXIÓN: Es el nivel más alto, se refiere a las relaciones interpersonales y las redes de información que el nuevo empleado debe conocer.

• CULTURA: La cultura es una de las categorías más amplias e importantes, consiste en comunicar al nuevo empleado un propósito y un sentido tanto formal como informal de la compañía

• CLARIDAD: En este nivel se garantiza que los empleados entiendan sus nuevos trabajos, funciones, objetivos y expectativas.

• CUMPLIMIENTO: Es el nivel más bajo, incluye la formación sobre normativas, regulaciones y políticas de la organización.

Diseñar un proceso de Onboarding que contemple estos cuatro niveles ayuda a las organizaciones a conseguir:

1. Mayores niveles de satisfacción de los empleados

2. Incremento del compromiso

3. Menores ratios de abandono temprano

4. Mayores niveles de rendimiento y productividad

5. Reducción de Costes

¿Y, cómo ayuda la gamificación en el proceso de onboarding?

A día de hoy existe una tendencia clara a la utilización de plataformas gamificadas en procesos empresariales muy relacionados con la cadena de valor del área de gestión de personas y del talento. Entre ellos, como no podría ser de otra manera, se encuentra el proceso de Onboarding.

La gamificación consiste en utilizar el pensamiento, las técnicas y las dinámicas de los juegos y el ocio en actividades no lúdicas. Serious Games, en su definición inglesa.

Ahora bien, las soluciones gamificadas, per se, no deben en ningún caso sustituir a un proceso de Onboarding bien estructurado.

Deben ser concebidas y desarrolladas como una herramienta que lo complemente, incorporando mecánicas, técnicas y dinámicas que, además de contribuir a que el nuevo empleado adquiera los conocimientos necesarios para desarrollar sus funciones en su puesto de trabajo, le hagan vivir una experiencia de incorporación diferente, innovadora e, incluso, divertida.

Está demostrado que el uso de la gamificación en los procesos de Onboarding contribuye de manera significativa a la generación de sensaciones positivas en los nuevos empleados. Sensaciones éstas que impactan muy positivamente en el incremento del sentido de pertenencia, así como en la convicción del nuevo empleado de que la elección de la compañía en la que va a trabajar ha sido acertada.

Podemos afirmar, por lo tanto, que el uso de la gamificación en los procesos de Onboarding, bien estructurados, constituye una palanca para la reducción del riesgo de abandono temprano y sus costes asociados.

En GamePaths somos disruptivos, innovadores y trabajamos, codo con codo, con nuestros clientes en procesos de transformación digital y de gestión del talento. Si quieres saber más te recomendamos el artículo “Gamificación para empresas”.